الرسالة الإدارية ( المعروض ) : نشاط لغوي كتابي يمارسه الأفراد ويتبادلونه فيما بينهم , أو هو ما يجري بينهم وبين المؤسسات والإدارات الحكومية وغيرها؛ لقضاء بعض متطلباتهم وحاجاتهم الاجتماعية .
مجال استخدامها : تعد مجالات خصباً للمكاتبات التي تتم بين الأفراد والإدارات الحكومية الرسمية , أو الأهلية .
الهدف منها : تسيير بعض الأمور التي تختص بالعمل , أو فيما يتعلق به من التقدم بطلب لعمل ما , أو الحصول على خدمة معينة , أو ترقية , أو الاستفسار عن قضية أو موضوع, أو رد على استفسار , أو إجابة على سؤال لتوضيح حالة معينة .
أهميتها : تعود إلى أنها تعمل على تقوية الاتصال والتواصل بين طرفي الاتصال المرسل والمستقبل؛ فتبعث بينهما مودة , أو تحل مشكلة , أو تحقق مطلباً , أو تثبت حقاً , أو تنفي تهمة أو نحوها .
إطارها : يتشكل الهيكل العام لها وفق ما يأتي :
( 1) البسملة ( 2) التاريخ ( اليوم , الشهر , السنة )
( 3) المرسل إليه : وهو الموجه إليه الرسالة , ويخاطب بلقبه المحبب إليه أو المتعارف عليه في بلده مثل : ( صاحب السمو , سمو , معالي , فضيلة , سعادة , ثم نذكر رتبته ووظيفته الرسمية .
( 4) التحية الافتتاحية: (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) تتلوها ثلاث نقاط (...) ثم كلمة ( وبعد )
( 5) موضوع الرسالة : يأتي بعد التحية مباشرة , وتترك مسافة بمقدار ( كلمة ) في بداية الفقرة أول السطر , ويبدأ الكلام مقترناً بحرف( الفاء ) , ويتم عرض الموضوع في فقرات منظمة؛ ليسهل فهمة واستيعابه , ويسير إطار الموضوع وفق ما يأتي :
(أ) المقدمة: تمهيد لموضوع الرسالة والهدف منه في إيجاز شديد ,لا يتجاوز فقرة واحدة. (ب)العرض يوضح فيه موضع الرسالة وبيان أفكاره وتفصيلاته الرئيسية اللازمة ترتيباً منطقياً ؛ ويكون فقرة أو فقرتين بحسب تغطية الموضوع , وبعيد عن الاستطراد والطرح غير الضروري .
( ج) الخاتمة : يكون فيها تلخيصاً موجزاً ومؤثراً لموضوع الرسالة في فقرة واحدة .
( د) التحية الختامية : تكون تعبيراً عن الامتنان والشكر والتقدير من مثل : ( وتقبلوا أطيب تحياتي وخالص تقديري ) , ونحوها .
( هـ) التوقيع :لا تعتمد الرسائل الرسمية إلا بتوقيع المرسل في أسفل الخطاب, ولذا يجب كتابة الاسم كاملاً وواضحاً فوق التوقيع أو تحته .
( و) المرفقات: يحتاج المرسل أن يرفق رسالته بأوراق ثبوتية أخرى, كالشهادات, والسير الذاتية .
صياغة الرسالة :
( أ ) الاهتمام بشكل الرسالة : يقصد بذلك تنظيم الرسالة تنظيماً جيداً , وتقسيمها إلى فقرات تراعى فيها البداية والنهاية , ومراعاة كتابة الفقرة بشكل صحيح , ووضع علامات الترقيم في مكانها المناسب .
( ب) الحرص على سلامة المفردات والتراكيب املاءً , وتصريفاً , ونحوا
( ج ) الالتزام بالوضوح والدقة والموضوعية , والبعد عن التعقيد والغموض.
( د ) الإيجاز والاختصار على قدر الغرض والحاجة .
( هـ ) مراعاة آداب اللياقة والذوق , والملاءمة بين أسلوب الرسالة .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق